ユーザーは、サービスや業務のエキスパートです。システムに求める機能要件等についてはユーザーの方が良く知っています(知らなくてはなりません）。一方、ベンダーはシステム開発のエキスパートです。システム開発のための要件定義書で定義すべき事項の範囲や粒度はベンダーの方が良く知っています(知らなくてはなりません）。従って、システムへの要件を出すのはユーザー、出したものを要件定義書にまとまるのはベンダーと認識すべきでしょう。
しかし、ユーザー側は、『概要はすでにRFPに記載しているんだから、細かいことまで言わなくても要件定義書は作成して提案してほしい。』ベンダー側は、『何をシステム化するかは分かっているはず、要件を詳細部分まで言ってくれなければ要件定義書はできないよ』となりがちで、要件定義工程が長引いたり、定義の範囲や内容が曖昧になったりするケースが多いのです。
RFPや提案書の内容をもう一度確認してみてはいかがでしょうか？明確な定義がなければ、ベンダー主導、見積もりに計上と理解すべきでしょう。
